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Group Connect

Das Projekt

„Group Connect“ als Social-Collaboration-Plattform legt im Volkswagen Konzern den Grundstein für eine moderne Arbeitsorganisation und ist zugleich Treiber für Innovationskultur. Mit der IT als Keimzelle steht sie für den Beginn einer neuen, transparenten Dialogkultur im Konzern. Transparente Kommunikation, Meinungsäußerung, offenes Feedback unabhängig von Hierarchieebenen und der explizite Auftrag, Wissen zu teilen, erzeugen bei vielen potenziellen Nutzern Unsicherheit. Nachhaltige Überzeugungsarbeit und Geduld sind der Schlüssel zum Erfolg.

VW Logo

Das Unternehmen

Zum Volkswagen Konzern gehören zwölf Marken aus sieben europäischen Ländern, im Einzelnen die Marken Volkswagen, Audi, SEAT, ŠKODA, BENTLEY, BUGATTI, Lamborghini, Porsche, Ducati, Volkswagen Nutzfahrzeuge, Scania und MAN. Jede Marke hat ihren eigenständigen Charakter und operiert selbstständig im Markt. Ende 2014 war der Konzern mit 118 Produktionsstandorten in der ganzen Welt vertreten. Die Belegschaft umfasst weltweit etwas über 600.000 Mitarbeiter.

Die Ziele

Mit dieser Plattform will der Konzern vor allem drei Ziele erreichen: eine bessere Abstimmung zwischen den Mitarbeitern ermöglichen, eine offene Kultur fördern und einem intensiveren Wissens- und Erfahrungsaustausch Raum geben. Sie soll Dialoge fördern, sowohl zwischen den Mitarbeitern als auch zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Das Resultat ist letztlich eine bessere, effizientere Zusammenarbeit sowie ein höherer Vernetzungsgrad aller Ebenen. „Group Connect“ legt bei Volkswagen den Grundstein für eine moderne Arbeitsorganisation und ist zugleich Treiber für Innovationskultur.

Die Strategie

Das Vorgehen bei der Einführung von herkömmlichen Softwarelösungen lässt sich nicht auf die Implementierung von Social-Collaboration-Tools übertragen. Der Einsatz sozialer Kommunikationswerkzeuge ist nicht verpflichtend, wie es beispielsweise bei der Nutzung von Microsoft Office als Software zur Textverarbeitung der Fall ist. Es nützt nichts, Mitarbeitern ein neues Tool vorzusetzen, vielmehr müssen sie für die Nutzung begeistert werden. Das gilt für alle Ebenen gleichermaßen, für Mitarbeiter wie Führungskräfte.

Um „Group Connect“ bekannt zu machen, gab es mehrstufige Informations- und Kommunikationsaktivitäten: Plakate, Newsletter und das Volkswagen Mitarbeiter-Portal kündigten den Launch an. Im nächsten Schritt informierte eine Webkampagne alle Mitarbeiter über den genauen Aufbau der Plattform – und den persönlichen Nutzen für jeden Einzelnen. Rechtzeitig zum Launch-Zeitpunkt standen auf der Plattform bereits vielfältige Informationen zur Verfügung: relevante Fragen & Antworten, Filme, Anleitungen etc.

Ebenso wichtig war es, die Führungskräfte einzubinden: Sie erarbeiteten in Workshops nicht nur die Funktionalität der Plattform, sondern auch die Auswirkungen der zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsumfelds auf die Arbeitsweisen von Führungskräften und Mitarbeitern.

Die Ergebnisse

Die Einführung einer unternehmensinternen Social-Collaboration-Plattform ist immer verbunden mit notwendigem Abbau von Vorbehalten gegenüber Social Media, sowohl auf Führungs- als auch auf Mitarbeiterebene. Transparente Kommunikation, Meinungsäußerung, offenes Feedback unabhängig von Hierarchieebenen und der explizite Auftrag, Wissen zu teilen, erzeugen bei vielen potenziellen Nutzern zunächst Unsicherheit. Deshalb müssen wir weiterhin Überzeugungsarbeit leisten, die langfristig und kontinuierlich angelegt ist. Dass wir aber nach knapp 2 Jahren durch den Rollout und unsere Aktivitäten mittlerweile an die 30.000 aktive Nutzer, mehr als 160.000 Kontakte untereinander und über 5.000 Diskussionen und Communities haben, spricht für sich.
Für 2016 konzentrieren wir uns auf die Beratung von interessierten Kunden, um die Qualität auf der Plattform weiter zu erhöhen und die Nutzerrelevanz durch Themenvielfalt bedeutender zu machen. Dazu zählt neben der quantitativen Messung auch die qualitative Erfolgsmessung von Inhalten, Gruppen und der regional verteilten Nutzung, um gezielt das dezentrale Communitiy-Management mit Maßnahmen zu unterstützen.

Die Ausgangssituation

Im Volkswagen Konzern arbeiten fast 11.000 IT-Mitarbeiter an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt und in zwölf Marken organisiert. Diese verteilte Organisationsstruktur stellt die Kommunikation zwischen den IT-Mitarbeitern naturgemäß vor Herausforderungen. Dementsprechend war die Ausgangslage im Jahr 2013 durch eine vergleichsweise geringe Kommunikation, Durchlässigkeit und Transparenz innerhalb der konzernweiten IT gekennzeichnet. Die über 60 Gesellschaften an über 100 Standorten zeigten einen geringen Grad an Vernetzung untereinander. Internationale Arbeitsteilung wurde dadurch erschwert und Wissens- und Kooperationspotenziale nur ungenügend ausgeschöpft.

Die daraus resultierende Aufgabe war klar: Gemeinsamkeit und Vernetzung fördern und Synergien ermöglichen. Die Zielsetzung des Managements war dementsprechend, aus der weit verzweigten Mannschaft eine Organisation zu formen, die eine bessere und engere Zusammenarbeit fördert und einen intensiveren Austausch der Mitarbeiter ermöglicht. Als eines der Werkzeuge dafür wurde die Einführung und Etablierung einer Social-Collaboration-Plattform beschlossen. Damit war der Startschuss für „Group Connect“ gefallen.

Die Zielgruppe

Der Bereich der IT war dabei nur die erste „Pilotgruppe“. Bereits zu Beginn war klar: Die IT startet, probiert aus und nimmt eine Vorreiterrolle ein, um als Keimzelle für den Beginn in eine neue, transparente Dialogkultur im Konzern zu fungieren. Damit wurde „Group Connect” die Social-Business-Collaboration-Plattform der Volkswagen AG. Die Nutzer sind alle Mitarbeiter im VW Konzern – vom Mitarbeiter in der Produktion bis zum Vorstand.
2014 starteten wir mit 8.000 Nutzern in der IT. Bereits kurz danach meldeten sich interessierte Mitarbeiter außerhalb der IT in Eigeninitiative, um Erfahrungen mit „Group Connect“ zu sammeln. Seit Oktober 2015 können rund 130.000 User die Plattform nutzen.

Die Umsetzung

Nach Beendigung der Pilotphase in der IT startete der weltweite Rollout für die Marken Volkswagen PKW und Volkswagen Nutzfahrzeuge. Grundsätzliches Ziel der Kampagne war es, die internationalen Nutzer für die Plattform zu interessieren und sie für eine erste Anmeldung zu begeistern. Damit wurde eine Bottom-Up-Nutzung der Plattform in den Geschäftsbereichen eingeleitet. Themenvielfalt sollte den Nutzern einen Mehrwert bieten und ihre Aktivität steigern.

Im Fokus der Kampagne standen Inhalte und Motive mit hoher Aufmerksamkeitsstärke sowie massenwirksame Maßnahmen, um in einem kurzen Zeitraum möglichst viele Mitarbeiter zu erreichen. Der Maßnahmenmix bestand aus visuellen Elementen, Streuartikeln bis hin zu Veranstaltungen und bediente sich vieler Kommunikationskanäle für die sehr heterogenen Zielgruppen. Die beiden Hauptelemente der Kampagne bestanden aus einer Plakatserie und einer Postkartenaktion. Die Retro-Fernsehmotive aus den Achtzigerjahren erzeugten eine hohe Aufmerksamkeit und sorgten positiv für Gesprächsbedarf untereinander.

Darüber hinaus wurden zahlreiche weitere Möglichkeiten genutzt, um die Plattform ins Unternehmen zu tragen, etwa durch Vorträge bei der AutoUni oder der Volkswagen Group Academy, bei unterschiedlichen Fachtagungen oder mithilfe eines Informationsstands auf den Volkswagen Betriebsversammlungen.

Volkswagen AG
Berliner Ring
38440 Wolfsburg
www.volkswagenag.com
Gründungsjahr: 1937
Mitarbeiteranzahl: 613.900
Branchenumfeld: Automotive und Finanzdienstleistungen
Standorte: 118

Projektverantwortliche:
Christina Schlichting
Leitung Social Media IT

Weitere Finalisten

Zurich :doppelpunkt
Evonik Battle of Brains

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